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如何利用云存储简化工作流程?

[日期:2014-02-20] 来源:51CTO  作者:核子可乐 [字体: ]

  随着云存储服务的日益兴盛,我们已经不必再让自己的PC硬盘里塞满无穷无尽的文件与数据。时至今日,大家完全可以通过一台笔记本、平板设备、智能手机甚至是便携式迷你电脑或者软件狗处理日常工作。尽管如此,很多用户还仍然没有彻底将云服务纳入到常规业务流程中来。在今天的文章中,我们将共同了解如何以无缝化方式把云存储与工作流程整合起来;而其中最关键的部分就是:选择一种能与自己PC设备顺畅协作的服务。
  天际片片云
  云存储服务可谓多种多样,数十种潜在解决方案任君选择、每一天也都有新鲜产品不断面世。如果大家希望能像使用本地磁盘驱动器那样轻松运用云存储方案的话,其中值得认真考虑的佼佼者可就不那么多了。
  能够满足我们当下需求的最佳解决方案必须与Windows文件管理器深入集成,因为只有这样大家才能像操作本地存储系统一样打开并保存文件。微软SkyDrive(即将更名为OneDrive)、Google Drive、Dropbox以及MediaFire都能够与Windows文件管理器良好集成--这意味着大家可以把文件保存在本地文件夹中以获得无缝化磁盘驱动器访问体验,同时全部内容又会与云端自动同步。


  云存储解决方案所提供的Windows文件管理器集成机制能够与本地磁盘驱动器实现无缝对接,上图所示为Google Drive中的文件夹窗口。
  但其中每一款服务都既有出色之处、又有自己的短板。SkyDrive与Google Drive都提供基于Web的生产力工具,因此非常适合用于文档管理工作;不过SkyDrive只允许用户保存最大为2GB的文件(相比之下,谷歌的文件大小限制为10GB),因此不足以保存某些媒体文件。Dropbox倒是对文件大小未做限制,不过其提供的免费存储空间却是最小的。MediaFire提供的免费存储空间最大,可以达到10GB到50GB;不过其最大200MB的单个文件限制迫使用户只能上传小型文件。大家可以随意注册这些服务,并充分利用不同方案的优势以免费方式解决自己的实际需求。
  对于Windows 8以及Windows 8.1用户来说,SkyDrive很可能算得上最理想的解决方案,因为它能够与操作系统本身深入契合。SkyDrive能够继承我们的系统设置、密码、IE标签甚至是基本桌面与开始屏幕设置,而且对不同设备平台拥有良好的兼容性。现在它已经能以无缝化方式切换不同设备上的设置差异。
  设置
  除非大家使用的是Windows 8.1中的原生SkyDrive功能,否则我们还需要下载这项云服务的桌面程序、从而使其与文件管理器相集成。
  当我们选定了一套(或者多套)云存储平台之后,接下来要做的就是在自己的PC上下载该服务的配套应用程序。这些桌面应用程序会在我们的Windows任务栏中创建对应图标,方便用户进行简单的功能管理。更重要的是,它会在我们Windows文件管理器的收藏夹中建立一个新目录,这样大家就能快速打开并保存云端文件了。当然,这些步骤对于使用Windows 8.1的SkyDrive用户都可以直接忽略。
  不过微软在Windows 8.1与SkyDrive的集成方面做出了很大改动。虽然Windows 8.1的SkyDrive文件夹看起来好像是把文件以本地副本的形式保存在其中,但在默认情况下这些文件其实仅仅是需要互联网连接才能生效的链接。大家需要手动启用脱机访问功能,这样才可以通过本地对文件进行保存或者编辑。(不用怕,在这种情况下我们的文件仍然会与微软的云服务器进行同步。)
  虽然Windows 8.1在保存机制方面作出了上述调整,但在Windows 7和8系统中单独使用SkyDrive桌面程序的朋友也完全不必担心--它会自动在本地保存一份文件副本。
  在Windows 8的Metro SkyDrive应用程序中向下滑动或者右键点击某个文件或者文件夹,即可启用对应的脱机访问功能。大家也可以通过Metro及桌面应用选择为所有文件保留脱机访问副本。
  指明方位
  为了让云存储真正实现无缝化效果,大家还需要在自己常用的程序中指定默认保存位置、从而使其直接指向云存储文件夹。
  以微软的Office 2010及2013程序为例,大家可以通过点击或者点触"文件"菜单下的"选项"来变更默认保存位置。在这里,我们能够在"保存"选项中变更默认的一地文件存储位置。大家需要勾选"默认保存到计算机",然后将"默认"本地文件位置变更为我们的云存储文件夹。调整完成后,我们所创建的全部新文档都会在按下保存按钮后存储在云文件夹中,且定期与云端进行同步。
  在这里,我已经通过设置让Word 2013将Google Drive文件夹设为默认保存位置,这样全部文档都会被自动存储在云端。
  不同程序的调整方式也有所区别,不过大多数软件都允许用户设置文件选项并选择默认的保存位置。将它们全部指向云端,大家就能够在不同设备之间随时掌握全部文件标签、以备不时之需。默认将邮件附件保存在云端同样非常便捷,对于还没有使用OneNote或者Evernote的朋友,同步一份待办事项清单会让日常工作变得更为顺畅。
  Google Drive提供的巨大存储空间以及单个文件10GB的体积上限使其成为替代本地磁盘、保存大量图片文件的首选方案。Dropbox与SkyDrive也能够自动将用户在手机或者平板设备上拍摄的照片上传到云端,从而帮助大家随时随地通过自己手中的移动终端加以查看。不过请各位注意:媒体文件占用存储空间的速度可谓非常夸张,而且免费账户也没有太多资源可供挥霍。
  除了移动版SkyDrive及Dropbox应用程序所提供的照片上传选项之外,Windows 8.1的设置中还包括其它选项,例如允许用户自动将全部已经保存的图片添加到SkyDrive的Camera Roll当中。
  旅途中访问文件
  如果大家采用将多种云存储解决方案加以混合的方式,那肯定希望通过一款中央工具轻松打理不同云环境下的个人数据;这样一来,我们就不必在匆忙的旅途中从一个应用切换到另一个应用、或者从一项服务跳转到另一项服务。
  Jolidrive是一款免费且基于Web的文件管理器,它利用简洁而直观的用户界面帮助大家将全部接入账户整合在一起,并通过一套集中体系让我们随时随地查看任何内容。Jolidrive甚至能够检测每一种云存储服务的剩余免费空间,并将结果以图表形式反馈给用户。
  要使用Jolidrive,我们首先需要创建一个免费账户(过程非常简单),并在其安装过程中将全部云存储程序添加进来。在完成了以上步骤之后,大家就可以通过任何一种现代化桌面或者移动浏览器访问不同云平台上的全部文件了;用户甚至能够通过Jolidrive的操作界面直接播放媒体文件并编辑文档内容--这项功能在我们使用移动设备或者他人计算机时非常有用。不过正所谓金无足赤,我们还无法利用Jolidrive将一项服务中的文件直接迁移至另一项服务。
  Jolidrive的界面非常简洁,同时支持社交媒体账户以及Evernote等工具。
  虽然这款应用的Web版本效果拔群,但Jolidrive也同时提供面向iPhone以及iPad平台的原生iOS应用程序。
  备份很重要
  即使我们已经把文件一股脑塞给云服务,也请大家千万别忘了对容纳云同步文件的文件夹进行定期备份,只有这样各位才不至于丢失宝贵的信息资源。诚然,云存储的优势之一就在于把数据存储的重担从本地设备身上转移到服务器网络当中。尽管这样确实能够降低丢失数据的可能性,但相关风险却依旧存在--特别是在云存储服务由于失误、意外或者其它因素而产生故障的时候。
  如果大家还没有养成定期备份的好习惯,请马上着手建立这样一套日常体系;网站上的相关免费工具也不少,相信只要用心各位都能轻松搞定。虽然云存储服务确实便利非常,但在全面使用之前也必须确保我们能够以脱机形式对内容加以访问。





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